Aux yeux de la loi, les particuliers n’ont aucune obligation de conserver leurs factures, quittances, récépissés et autres pièces comptables. Mais, en cas de désaccord financier, mieux vaut être en mesure de fournir une preuve ou, du moins, un indice. Tout un chacun a donc intérêt de garder la trace de ses paiements, au risque de voir, au fil du temps, des monticules de paperasse se former aux quatre coins du bureau! Car même les pièces les plus ordinaires, comme les factures de téléphone, devraient être conservées, en tout cas jusqu’à l’échéance du délai de prescription (lire encadré).
Paiements sur internet
Aujourd’hui, la plupart de nos acquisitions et de nos paiements se font en ligne. En effectuant un achat sur le web, le débiteur ne reçoit qu’une attestation qu’il a tout intérêt à sauvegarder. Idem avec les captures d’écran et les décomptes de la banque qu’il convient d’archiver soigneusement. Attention toutefois: ces pièces sans signature ne sont théoriquement pas considérées comme une preuve, puisqu’elles peuvent être manipulées. Il s’agit donc plutôt d’indices, tout de même utiles en cas de litiges.
A noter que, si le client n’est pas tenu de garder les preuves des paiements effectués à sa banque, celle-ci doit, en revanche, conserver une trace de ses opérations pendant au moins dix ans. Ainsi, en cas de problème, il est toujours possible de lui demander la preuve du versement, généralement contre facturation.
Assurance
A la réception du décompte de son assurance pour un remboursement, il peut arriver que certaines dépenses n’aient pas été comptabilisées. Pensez donc à conserver et à scanner (ou photocopier) les différents justificatifs (ordonnances et tickets de caisse du pharmacien, par exemple) que vous envoyez, pour prouver, le cas échéant, qu’il y a erreur.
Impôts
Le fisc exige aussi que certaines preuves de paiement soient conservées. Les pièces expressément demandées dépendent de l’administration cantonale. On peut noter toutefois, de manière non exhaustive, l’importance de garder les justificatifs des primes versées à des compagnies d’assurances, des frais effectifs déductibles (un cours de perfectionnement par exemple), des dons ou des contributions faites à des partis politiques ainsi que tous les documents qui concernent les dépenses des propriétaires (taxes, fonds et travaux de rénovation, frais d’entretien, etc.).
Achats
Chaque quittance d’un achat constitue une preuve. Mieux vaut ainsi conserver tous les tickets dont le montant est jugé important et lorsqu’ils font office de garantie.
Pensez aussi à les photocopier, vu qu’ils s’effacent avec le temps: un ticket illisible ne permet pas d’apporter la preuve d’un achat, en cas de défaut.
Par ailleurs, il est conseillé de conserver les confirmations de commande ou les quittances des achats réalisés avec sa carte de crédit pour pouvoir ensuite vérifier que les montants des décomptes correspondent à ceux des dépenses.
Marie Tschumi
Délais de prescription
La loi fixe des délais précis durant lesquels les deux parties (le vendeur et l’acheteur, par exemple) peuvent faire valoir leurs prétentions et intenter une action en justice en cas de non-respect des droits de chacun. L’échéance du délai de prescription est généralement de 10 ans. Mais, pour certains documents, il est plus court. En voici un aperçu.
1 an
Les tickets de caisse et les garanties (exceptées celles avec une période plus longue). Après ce laps de temps, seuls les tickets des achats plus importants devraient être conservés (électroménager, mobilier, etc.).
2 ans
Les preuves de paiement des assurances privées (RC, automobile, etc.).
5 ans
- Tout ce qui touche au loyer.
- Les redevances périodiques (télévision, électricité...).
- Les pensions alimentaires.
- Les cotisations d’abonnement (magazines, journaux, fitness…).
- Les quittances de médecin, d’avocat, de notaire, etc.
- Les factures liées à l’assurance maladie de base (LAMal) et à l’AVS/AI.
- Les documents fiscaux.
